Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней

Утверждены
постановлением Правительства
Республики Казахстан

Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней

1. Общие положения

1. Настоящие Правила отнесения сведений к служебной информации ограниченного распространения и работы с ней (далее — Правила) разработаны в соответствии с Законом Республики Казахстан от 27 ноября 2000 года «Об административных процедурах». Правила определяют для всех государственных органов порядок оформления, учета, размножения, хранения, использования, отбора и передачи на постоянное государственное хранение и выделения к уничтожению документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.
2. 2. Настоящие Правила не распространяются на порядок работы со служебной информацией, содержащей государственные секреты Республики Казахстан.
3. Служебная информация ограниченного распространения – конфиденциальная служебная информация, доступ к которой временно ограничен в целях соблюдения административных процедур, связанных с необходимостью обеспечения независимости государственного органа при принятии решения.

К служебной информации ограниченного распространения относятся сведения, зафиксированные в документах, делах и изданиях:

полученные и создаваемые в ходе проводимых проверок в рамках государственного контроля и надзора, по которым не принято решения;

полученные и создаваемые в результате внутриведомственной и межведомственной переписки или на основе совещаний в государственных органах, по которым не принято окончательного решения;

полученные от иностранных государств или международных организаций, по которым не принято взаимного соглашения об условиях раскрытия такой информации.

Документам, делам и изданиям, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, присваивается пометка «Для служебного пользования» (далее — пометка «ДСП»»).

4. Доступ к информации ограниченного распространения, связанной с информацией, указанной в статье 6 Закона Республики Казахстан «О доступе к информации» обеспечивается на основании  письменного запроса, в том числе в виде электронного документа, либо по решению первого руководителя государственно органа.

При этом пометка «ДСП» на документах, содержащих такую информацию, не указывается.

5. Запрещается присвоение пометки «ДСП» документам, содержащим информацию, указанную в статье 16 Закона Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года «О доступе к информации».
6. Обработка, передача и хранение служебной информации ограниченного распространения в электронном виде осуществляется через Единую транспортную среду государственных органов.

Передавать служебную информацию ограниченного распространения по техническим каналам открытых видов связи (телефонная и факсимильная связь общего пользования, сеть Интернет и сотовая связь) не допускается.

7. Лицам, использующим в работе служебную информацию ограниченного распространения необходимо точно и аккуратно выполнять все требования по защите информации, хранить и не разглашать сведения, полученные ими при исполнении служебных обязанностей.
8. За нарушение требований настоящих Правил, руководители и работники государственных органов несут ответственность в соответствии с законами Республики Казахстан.

2. Порядок учета, использования и хранения служебной информации с пометкой «ДСП»

9. Прием и учет (регистрация) документов и изданий с пометкой «ДСП» осуществляется документационной службой государственного органа.
10. Вся поступающая в государственный орган корреспонденция с пометкой «ДСП» подвергается первичной обработке, предварительному осмотру, регистрации и представлению к рассмотрению руководству. Указанная корреспонденция принимается и обрабатывается работниками документационной службы, которым в соответствии с должностными инструкциями поручена работа с такого рода документами.

В случае поступления корреспонденции с пометкой «ДСП» в бумажном виде, она должна быть запечатана в конверте (пакете). При этом проверяется целостность упаковки, количество листов и экземпляров документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.

В случае отсутствия (неполноты) в конвертах (пакетах) документов и изданий с пометкой «ДСП» или приложений к ним составляется акт в произвольной форме, в трех экземплярах: один из которых направляется отправителю, второй — остается в документационной службе, третий — передается исполнителю документа.

Конверты (пакеты) не подлежат выделению к уничтожению в тех случаях, когда только по ним возможно определить точный адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при получении доплатной корреспонденции.

Ошибочно поступившие документы и издания с пометкой «ДСП» возвращаются отправителю.

При поступлении документов и изданий с пометкой «ДСП» на электронных носителях проверяется наличие вредоносных программ.

11. В нерабочее время документы и издания с пометкой «ДСП» принимаются дежурным по государственному органу.

Не допускается доставлять в нерабочее время документы и издания с пометкой «ДСП» в государственные органы, не имеющие постоянных дежурных.

12. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы, а также издания с пометкой «ДСП». Документы учитываются по количеству листов, издания (книги, журналы, брошюры) — по количеству экземпляров.

Основным требованием учета является однократность присвоения регистрационного номера документам и изданиям с пометкой «ДСП». Исключение cоставляют документы, переходящие на следующий делопроизводственный год, незавершенные делопроизводством или требующие длительного срока исполнения, которые подлежат перерегистрации.

13. Учет документов и изданий с пометкой «ДСП» ведется отдельно от учета другой несекретной документации в электронном формате в виде базы данных.

Движение документов и изданий с пометкой «ДСП» должно своевременно отражаться в соответствующих регистрационных учетных формах.

14. На каждом зарегистрированном документе, а также на сопроводительном письме к изданиям с пометкой «ДСП» проставляется регистрационный номер.

Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который можно дополнить индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, дате поступления и другие.

15. 15. Тираж издания «ДСП», полученный для рассылки, регистрируется под одним входящим номером.

Дополнительно размноженные экземпляры документа (издания) учитываются за номером этого документа (издания), о чем делается отметка на размножаемом документе (издании) и в соответствующей регистрационной учетной форме. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

3. Оформление, размножение и рассылка (отправка) документов и изданий с пометкой «ДСП»

16. На первом листе в правом верхнем углу документа печатают слова: «ДСП» и указывают количество отпечатанных экземпляров.

На обороте последнего листа каждого экземпляра документа и сопроводительного письма указывается, куда направлены экземпляры отправленного документа и его отпуск, фамилия исполнителя документа и отметка об уничтожении файла.

17. Подписанные (утвержденные) документы с пометкой «ДСП» передаются для регистрации работнику документационной службы, осуществляющему их учет.
18. Реферативные информационные издания в журнальном или сброшюрованном карточном исполнении, в которых содержатся сведения о документах и изданиях с пометкой «ДСП», выпускаются с этой же пометой. Изъятые из этих изданий реферативные информационные карточки и листы, не содержащие служебной информации ограниченного распространения, учитываются и хранятся как несекретные материалы.

Факт изъятия карточек и листов заверяется подписями двух работников документационной службы на обложке этих изданий.

19. В типографиях или структурных подразделениях государственных органов, осуществляющих размножение, учет тиражируемых документов и изданий с пометкой «ДСП» допускается осуществлять в одном журнале вместе с учетом размноженных других несекретных документов.
20. По окончании печатания издания с пометкой «ДСП» печатные формы аннулированы, а соответствующие файлы (при компьютерном наборе) удалены, о чем составляется акт произвольной формы за подписями представителя государственного органа-заказчика и типографии (печатно-издательского центра) – исполнителя.
21. Рассылка тиражированных документов и изданий с пометкой «ДСП» осуществляется документационной службой на основании подписанных их руководителями реестров (описей) с указанием учетных номеров отправляемых экземпляров.
22. Пересылка документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» другим организациям в пределах Республики Казахстан производится, как правило, фельдъегерской связью, в пределах одного населенного пункта — курьерами. Отправляемые документы, дела и издания с пометкой «ДСП» должны быть помещены в конверты из плотной бумаги либо упакованы. Не допускается использовать для пересылки конверты с прозрачными «окошками».
23. На упаковке (конверте) указываются адреса и наименования (открытые или условные) получателя и отправителя, номера вложенных документов с добавлением пометы «ДСП».

На конвертах (пакетах) с документами и изданиями с пометкой «ДСП» не допускается указывать фамилии и должности руководителей и работников, а также наименования структурных подразделений.

24. Передача документов и изданий с пометкой «ДСП» иностранным юридическим (физическим) лицам и их представителям допускается в каждом отдельном случае только по письменному разрешению руководителя данного государственного органа.

Если в документах и изданиях с пометкой «ДСП» содержатся сведения, относящиеся к компетенции других государственных органов, передача их за границу может быть осуществлена только с согласия руководителей этих государственных органов.

Не допускается направлять за границу издания с пометкой «ДСП» в порядке книгообмена.

4. Формирование исполненных документов с пометкой «ДСП» в дела

25. Порядок исполнения, прохождения документов с пометкой «ДСП», контроля за их исполнением аналогичен порядку работы с несекретными документами.
26. Документы с пометкой «ДСП» после их исполнения формируются в дела. Заголовки указанных дел вносятся в номенклатуру дел государственного органа несекретного делопроизводства.

В номенклатуру дел включаются заголовки всех регистрационных учетных форм и контрольно-справочных, тематических и других картотек на документы с пометкой «ДСП».

27. Дела с пометкой «ДСП» формируются в соответствующих структурных подразделениях государственного органа под контролем документационной службы.
28. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

1) помещать в дело только исполненные и правильно оформленные документы;

2) помещать в дело все документы, относящиеся к решению данного конкретного вопроса;

3) группировать в дело документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел;

4) раздельно формировать в дела документы постоянного и временного срока хранения;

5) помещать в соответствующие дела распечатки с документов на электронных носителях, требующих особого юридического подтверждения (гербовая печать, подпись, грифы утверждения и согласования), на общих, для документов на бумажной основе, основаниях;

6) не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики;

7) объем дела не должен превышать 250 листов;

8) планы, отчеты, сметы формировать в соответствующие дела того года, на который или за который они составлены, независимо от даты составления, подписания (утверждения);

9) приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся, приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

29. Обложка дела, завершенного делопроизводством, должна содержать следующие реквизиты:

1) пометку «ДСП»;

2) официальное наименование государственного органа;

3) наименование населенного пункта, в котором дислоцирован государственный орган;

4) наименование структурного подразделения государственного органа;

5) индекс дела по номенклатуре дел;

6) заголовок дела;

7) номер тома дела;

8) крайние даты дела (для распорядительных документов, протоколов, стенограмм, переписки), для распорядительных документов-протоколов, стенограмм — порядковые номера первого и последнего документа;

9) срок хранения дела.

30. В ходе проведения экспертизы ценности документов с пометкой «ДСП» на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения проставляются дополнительные реквизиты: номер архивного фонда, номер сводной описи дел, номер дела и количество листов в деле. Указанные категории дел переплетаются или подшиваются на четыре прокола и снабжаются внутренней описью документов (Приложение 1) и листом-заверителем дела (Приложение 2).

Внутренняя опись документов размещается в начале дела, лист-заверитель – в конце.

31. Дела с пометкой «ДСП», включающие крупноформатные документы (чертежи, схемы и т.п.) хранятся в твердых папках или в футлярах (коробках).
32. Документы с пометкой «ДСП» в зависимости от служебной необходимости допускается формировать в дела отдельно или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. При включении в дело одного и более документов с пометкой «ДСП» все дело приобретает характер ограниченного распространения.

В случаях, когда в государственном органе образуется большое количество одних и тех же видов документов и дел (приказы, планы, отчеты, инструкции и т.д.) как с пометкой «ДСП», так и без указанной пометы, целесообразно предусмотреть их обособленное формирование в дела.

33. При проведении экспертизы ценности документов законченные производством дела с пометкой «ДСП» просматриваются Центральной экспертной комиссией государственного органа полистно.

5. Использование документов, дел и изданий с пометкой «ДСП»

34.Категории работников, допускаемых к работе с документами, делами и изданиями с пометкой «ДСП», определяются руководителем государственного органа.

35. Не допускается:

1) размещать сведения из документов и изданий с пометкой «ДСП» в глобальных и локальных информационных сетях;

2) использовать их для открытых выступлений или опубликования в открытой печати, передачах по радио и телевидению;

3) экспонировать документы и издания с пометкой «ДСП» на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.

36. Работники сторонних организаций допускаются к ознакомлению и работе с документами и изданиями с пометкой «ДСП» только с разрешения руководителя государственного органа, в ведении которых находятся указанные документы, при наличии письменного запроса тех организаций, в которых они работают, с указанием темы выполняемого задания.
37. Дела и издания с пометкой «ДСП» выдаются исполнителям (исследователям) и принимаются от них под расписку в карточке учета выдаваемых дел и изданий (Приложение 3).
38. Снятие копий, а также производство выписок из документов и изданий с пометкой «ДСП» работниками данного, государственного органа производится по разрешению руководителя документационной службы.

Снятие копий для сторонней организации с документов и изданий с пометкой «ДСП» производится на основании ее письменного запроса по разрешению руководителя государственного органа, подготовивших эти документы или издания.

Копирование для сторонних организаций документов и изданий с пометкой «ДСП», полученных от других организаций, производится только по согласованию с последними.

39. Издания с пометкой «ДСП», включаются только в служебные каталоги, выпускаемые государственными органами.
40. Выдача гражданам изданий с пометкой «ДСП» в публичных библиотеках производится только по письменным ходатайствам руководителей государственных органов, в которых эти граждане работают, с указанием темы работы. Полученные разрешения действительны в течение одного года со дня их подписания.

Изъятие документов и дел с пометкой «ДСП» производится в соответствии с законодательством Республики Казахстан с обязательным оставлением в деле заверенных копий документов и протокола изъятия подлинников.

41. В ведомственных библиотеках издания с пометкой «ДСП» выдаются:

1) работникам данного государственного органа — с разрешения руководителя документационной службы;

2) работникам сторонних организаций – по письменным ходатайствам этих организаций с разрешения руководителя государственного органа, хранящих указанные издания.

42. Издания с пометкой «ДСП» могут выдаваться по межбиблиотечному абонементу (в пределах Республики Казахстан) в порядке, определяемом пунктом 39 настоящих Правил.

6. Порядок снятия с дел пометки «ДСП»

43. Дела постоянного и временного срока хранения с пометкой «ДСП» периодически просматриваются с целью возможного снятия этой пометы. Просмотр осуществляется:

1) предоставления информации по письменному запросу гражданина согалсно закону Республики Казахстан от 16 ноября 2015 года «О доступе к информации»;

2) при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа;

3) в процессе хранения дел в ведомственном архиве;

4) при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив;

5) при передаче копий документов и дел иностранным физическим (юридическим) лицам.

44. Решение вопроса о снятии пометки «ДСП» возлагается на руководителя государственного органа.
45. Решение вопроса о снятии пометки «ДСП» оформляется актом произвольной формы. Акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем государственного органа. В акте перечисляются заголовки дел, с которых снимается пометка «ДСП».

Один экземпляр акта, составленный при предоставлении информации по письменному запросу гражданина в порядке исполнения Закона Республики Казахстан «О доступе к информации», направляется в документационную службу, второй – в структурное подразделение государственного органа, в котором хранилась данная информация.

Один экземпляр акта, составленный при передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив государственного органа, направляется в документационную службу, второй – в ведомственный архив.

Оба экземпляра акта, составленного в процессе хранения дел в ведомственном архиве, остаются в его делопроизводстве.

Один экземпляр акта, составленного при подготовке дел постоянного хранения к передаче в соответствующий государственный архив, направляется в государственный архив, второй – остается в ведомственном архиве.

Один экземпляр акта, составленного при передаче иностранным физическим (юридическим) лицам документов и дел передается документационной службе, второй – остается в ведомственном архиве.

46. На обложках дел пометка «ДСП» погашается штампом или записью от руки, с указанием даты и номера акта, послужившего основанием для его снятия.

Аналогичные отметки вносятся в соответствующие описи структурных подразделений или разделы сводных описей дел.

47. На постоянное хранение в соответствующий государственный архив дела, имевшие пометку «ДСП», передаются только со снятием указанной пометы и с соответствующими отметками в разделе сводной описи дел постоянного хранения.

7. Отбор документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» для хранения и к уничтожению

48. Проведение экспертизы ценности документов и дел с пометкой «ДСП», рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
49. При передаче дел из структурных подразделений в ведомственный архив заголовки дел с пометкой «ДСП» вносятся в соответствующую опись дел структурного подразделения наряду с заголовками других дел.
50. Подготовка дел для хранения в ведомственном архиве (оформление, простановка дополнительных реквизитов на обложках дел, составление описей структурных подразделений, осуществление приема-передачи описанных дел) производится в соответствии с законодательными актами Республики Казахстан.
51. Дела с пометкой «ДСП», отобранные к уничтожению, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт (Приложение 4) вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными документами. При этом в графе 2 акта после заголовков дел с пометкой «ДСП» ставится помета ««ДСП»».
52. Документы, дела и издания с пометкой «ДСП», отобранные к уничтожению должны в обязательном порядке измельчаться до степени, исключающей возможность прочтения текста.

Допускается уничтожение документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» путем их сжигания в присутствии работников ведомственного архива (ведомственной библиотеки) государственного органа.

53. После уничтожения дел с пометкой «ДСП» в регистрационных учетных формах проставляется отметка: «Уничтожено. Акт от (дата) №».
54. Бюллетени, вестники, реферативные информационные издания, телефонные и адресные справочники, а также дублетные и копийные экземпляры документов, стенографические записи и типографский брак с пометкой «ДСП» уничтожаются без акта, но с отметкой в регистрационных учетных формах, заверяемой подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет и хранение.

8. Обеспечение сохранности документов, дел и изданий с пометкой «ДСП»

55. Законченные делопроизводством дела с пометкой «ДСП» должны храниться в служебных помещениях структурных подразделений государственного органа до передачи их в ведомственный архив.

Издания с пометкой «ДСП» хранятся, как правило, в ведомственной библиотеке, при ее отсутствии – в ведомственном архиве.

Хранение осуществляется в надежно запираемых и опечатываемых металлических шкафах или сейфах. При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность.

Недопускается хранить издания с пометкой «ДСП» в подсобных фондах библиотеки.

56. Выданные для работы дела с пометкой «ДСП» подлежат возврату в соответствующее структурное подразделение или ведомственный архив государственного органа.
57. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с пометкой «ДСП» из одного дела в другое без разрешения руководителя документационной службы. В регистрационных учетных формах, а также во внутренние описи документов дела обо всех проведенных изъятиях или перемещениях проставляются соответствующие отметки.
58. При смене работников, ответственных за учет и хранение документов, дел и изданий с пометкой «ДСП», составляется акт приема-передачи этих документов и дел, утверждаемый руководителем государственного органа (Приложение 5).
59. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя государственного органа. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручено ведение их учета и хранения.

В ведомственных библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество документов, дел и изданий с пометкой «ДСП», проверка наличия и состояния документов может производиться не реже одного раза в пять лет. Результаты проверки оформляются актом (Приложение 6), один из экземпляров которого передается в соответствующий государственный архив.

60. Проверки наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» в обязательном порядке проводятся:

1) до и после перемещения их в другое помещение (здание);

2) после чрезвычайных ситуаций, вызвавших их перемещение (эвакуацию) или доступ в хранилища и служебные помещения посторонних лиц;

3) при смене руководителя документационной службы (ведомственного архива, ведомственной библиотеки);

4) при реорганизации (ликвидации) государственного органа.

61. О фактах утраты (Документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» либо разглашения содержащихся в них сведений немедленно ставятся в известность руководитель государственного органа и руководитель документационной службы (ведомственной библиотеки, ведомственного архива).

Для служебного расследования факта утраты документов, дел и изданий с пометкой «ДСП» или установления факта разглашения сведений, содержащихся в них, распорядительным документом руководителя государственного органа назначается комиссия.

Заключение комиссии о результатах расследования утверждается руководителем, создавшим данную комиссию.

На утраченные документы, дела и издания с пометкой «ДСП» составляется акт, и соответствующие отметки вносятся в регистрационные учетные формы.

Акты на утраченные дела постоянного хранения после их утверждения руководителем государственного органа передаются в ведомственный архив для включения в дело фонда.

Приложение 1
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Внутренняя опись
документов дела с пометкой «ДСП» №____

№ п/п	Номер документа	Дата документа	Заголовок документа	Номералистовдела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого_________________________________________________документов
^{(цифрами и прописью)}

Количество листов внутренней описи________________________________
^{(цифрами и прописью)}

Наименование должности лица,
заполнившего внутреннюю опись Расшифровка
документов дела_______________подписи
^{(личная подпись)}
Дата

Формат А4 (210X297)

Приложение 2
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Лист-заверитель дела с пометкой «ДСП»

Фонд№____     Опись №____   Дело №____

В дело подшито и пронумеровано ______________лист(ов), в том числе

литерные номера листов __________________________________________

пропущенные номера листов ______________________________________

пронумерованные чистые листы ___________________________________

листов внутренней описи_________________________________________

Учтено документов в виде вложений и приложений, не подлежащих нумерации______________________________________________________
(разновидности документов и их количество)

Особенности формирования, оформления, физического состояния и учета документов дела	Номера листов
1	2
1. Брошюры и другие издания 2. Листовки 3. Вырезки из газет 4. Открытки 5. Конверты 6. Марки почтовые 7. Марки гербовые 8. Штемпели почтовые и другие 9. Специальные почтовые отметки 10. Сургучные, мастичные печати 11. Фотодокументы 12. Карты, планы, чертежи и другая научно-техническая документация 13. Рисунки, гравюры, акварели 14. Автографы видных деятелей 15. Скленные листы 16. Утрата части листов 17. Угасающий текст

Наименование должности лица,
заполнившего лист-завреитель дела Расшифровка
документов дела_______________подписи
^{(личная подпись)}

Дата

Формат А4 (210Х297)

1. Лист-заверитель составляется на отдельном листе (листах) подшиваются в конце дела.
2. В листе-заверителе указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи документов дела.
3. В листе-заверителе отмечают следующие особенности нумерации, оформления и физического состояния документов дела:

1) средства почтового обращения (марки всех видов, конверты, открытки, бланки, штемпели, штампы, пломбы);

2) печати и их оттиски;

3) автографы видных государственных и общественных деятелей, деятелей науки, техники и культуры;

4) фотодокументы;

5) рисунки, гравюры и акварели;

6) крупноформатные документы;

7) склеенные листы, повреждения документов;

8) листы с наклеенными фотографиями, документами;

9) конверты с вложениями и количество вложенных в них (предметов);

10) документы, имеющие самостоятельную нумерацию (в том числе типографические материалы), и количество их листов (страниц).

5. Если на одном листе дела имеется несколько особенностей оформления документа, то в графе 2 листа-заверителя проставляется номер этого документа против каждой позиции графы 1.
6. Если в документе на одном листе имеется несколько марок материалов, то в графе 2 в скобках после номера листа дела указывается количество.
7. Если в деле имеются предметы, нумерация которых невозможна, особенностей материала, из которого они исполнены (стекло, металл, другие), то в графе 2 указываются номера листов, между которыми на данный предмет.
8. Все последующие изменения в составе и состоянии (повреждение, замена подлинных документов копиями, присоединениями документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
9. Лист-заверитель не нумеруется.

Приложение 3
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Карточка учета выдаваемых дел и изданий с пометкой «ДСП»

Наименование дела или издания
№ п/п	Номер дела номер экземпляров и количество листов	Структурное подразделение и фамилия работника	Расписка		примечание
			В получении и дата	О возврате и дата
1	2	3	4	5	6

Формат А5 (148X210)

Приложение 4
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Форма акта о выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению

Официальное наименование государственного органа(официальное наименование вышестоящегогосударственного органа)

Утверждаю   Наименование должности руководителя государственногооргана _________________Расшифровка (личная подпись)подписи Дата

Акт №_

Место составления
О выделении к уничтожению документов,
не подлежащих хранению
На основании____________________________________________________
^{(Наименование, место и год издания перечня документов}

___________________________отобраны к уничтожению как не имеющие
^{с указание сроков их хранения)}

научно-исторической ценности и утратившие практическое значение дела и

документы архивного фонда_____________________________________:
^{(номер и наименование архивного фонда)}

 

№ п/п	Заголовок дела или групповой заголовок дел	Дата или крайние датыдел	Индекс дела (тома, части) по номенклатуре дел или № дела по описи	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номера статей но Перечню	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

Всего__________________ дел и документов за ___________________ годы.
^{(цифрами и прописью)}

Разделы сводных описей дел постоянного хранения и дел по личному составу за _________________ годы утверждены протоколом экспертно-проверочнойкомиссии (дата и номер)_______________________________
^{(официальное наименование местного исполнительного органа,}

________________________________________________________________

^{центрального государственного архива Республики Казахстан, Архива Президента Республики Казахстан)}

Наименование должности лица, проводившего обработку документов

_________________Расшифровка (личная подпись)подписи

 

 

Согласован   протоколом экспертно-проверочной комиссией местногоисполнительного органа(центрального государственного архива Республики Казахстан,Архива Президента Республики Казахстан) от «____»_____________года №__

Одобрен   протоколом Центральной экспертной комиссии государственного органа от «__»_________________года №__

Формат А4 (210Х297)

Приложение 5
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

 

Официальное наименование государственного органа(официальное наименование вышестоящегогосударственного органа)

Утверждаю   Наименование должности руководителя государственногооргана _________________Расшифровка (личная подпись)подписи Дата

 

АКТ №___

Место составления

О приеме-передаче документов, дел
и изданий с пометкой «Для служебного
пользования»

В соответствии с приказом от______________№_____________
^{(фамилия и инициалы}

__________передал (а), ____________________________       принял (а)
^{имени и отчества)(фамилия и инициалы имени и отчества)}

в присутствии комиссии, образованной на основании данного приказа, в составепредседателя ___________________________ и членов__________
^{(фамилия и инициалы имени и отчества)                   (фамилии}

____________________________следующие документы и дела с пометкой
^{и инициалы имени и отчества)}

«ДСП» за ______________годы и регистрационныеучетные формы к ним:

№ п/и	Название и номер номенклатуры (описи) дел	Количество экземпляров номенклатуры (описи)дел	Количество документов и дел с пометкой «ДСП»	Количество экземпляров изданий с пометкой «ДСП»	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого принято______________________документов и дел с пометкой «Для
^{(цифрами и прописью)}

служебного пользования», изданий в количестве ______________________
^{(цифрами и прописью)}

экземпляров, номенклатур (описей) дел в_________________экземплярах.
^{(цифрами и прописью)}

Состояние документов и дел, номенклатур (описей) дел:________________

________________________________________________________________
^{(общая характеристика состояния)}

Одновременно передаются_________________________________________
^{(наименования видов регистрационных учетных форм)}

Состояние работы с документами, делами и изданиями с пометкой «ДСП»__________________________________________
^{(общая характеристика)}

Передал (а)                                     __________                  Расшифровка подписи
^{(личная подпись)}

Принял (а)                                      __________                  Расшифровка подписи
^{(личная подпись)}

Председатель комиссии                   __________                  Расшифровка подписи
^{(личная подпись)}

Члены комиссии                             __________                  Расшифровкиподписей
^{(личные подписи)}

Формат А4 (210Х297)

Приложение 6
к Правилам отнесения сведений
к служебной информации ограниченного
распространения и работы с ней

Форма акта о проверке наличия и состояния документов, дел и изданий с пометкой «ДСП»

Официальное наименованиегосударственного органа (официальное наименование вышестоящего государственного органа)

Утверждаю   Наименование должностируководителя государственного органа     ________________Расшифровка (личная подпись)подписи Дата

Акт №__

Место составления
Проверки наличия и состояния
документов, дел и изданий с пометкой «ДСП»

На основании приказа_____________________________________________
^{(наименование должности руководителя государственного}

______________от «____»________________года №___________________
^{органа)                                                                                                                              (заголовок приказа)}

комиссия в составе председателя____________________________________
^{(фамилия, инициалы имени и отчества)}

И членов комиссии_______________________________________________
^{(фамилии, инициалы имен и отчеств)}

установила, что:

1. Всего числится по сводным описям дел (номенклатурам дел, регистрационным учетным формам)__________документов, дел и изданий
   ^{(цифрами и прописью)}

с пометкой «ДСП», из них:

1) в наличии_____________________________________________________
^{(цифрами и прописью)}

2) не обнаружено ______________________________________, в том числе
^{(индексы (номера) документов, дел, изданий)}

отнесенных к составу Национального архивного фонда Республики Казахстан _______________.
^{(цифрами и прописью)}

2. Обнаружено документов, дел и изданий не внесенных в сводные описи дел (номенклатуры дел, регистрационные учетные формы)_____________
   ^{(цифрами и прописью)}

3. Из общего числа наличных документов, дел и изданий обнаружено: требующие дезинфекции и дезинсекции______________________________
   ^{(цифрами и прописью)}

требующие реставрации___________________________________________
^{(цифрами и прописью)}

требующие переплета или подшивки ________________________________
^{(цифрами и прописью)}

с физическими и химическими повреждениями _______________________
^{(цифрами и прописью)}

4. Характеристика состояния и условий хранения документов, дел и изданий _________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
5. Решение руководителя документационной службы (ведомственной библиотеки) по результатам проверки_______________________________ ________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________