Электронный документ/документооборот: юридический взгляд на объекты технологического процесса

Автор: АЛИШЕВА АЛИЯ, преподаватель кафедры Гражданского и семейного права Кыргызской Государственной Юридической Академии.

 

Современная жизнь уже не мыслима без информационно-коммуникационных технологий (далее – ИКТ). С появлением первых электронно-вычислительных машин (далее – ЭВМ), человек стал все больше «перепоручать» им часть своей жизнедеятельности. Если изначально ЭВМ служили в большей степени для выполнения сугубо технических задач («говорящее» название – «вычислительные машины»), то сегодня новые ИКТ используются в самых разнообразных целях: они позволяют совершать покупки в Интернет-магазинах, читать книги в виртуальных библиотеках, пользоваться государственными он-лайн услугами, вести электронное делопроизводство, устраивать видеоконференции и т.д.

 

Доверяя свою работу компьютеру, человек, используя специальные программы и устройства, незатруднительно может создавать, изменять, копировать, удалять, и даже восстанавливать документы, изображения, фотографии и проч., формировать электронный архив, не занимая при этом много пространства, легко отыскивать в огромном массиве информации необходимую на данный момент документ, производить электронные расчеты, моделировать ситуации, обмениваться важной и требующей срочного решения информацией, не покидая рабочего места и многое другое.

 

При этом, пользуясь всеми благами этого научно-технического прогресса, мы вряд ли задумываемся о ее правовой стороне. Ведь по сути, все перечисленное является  информацией[1], облеченной в материальную форму при помощи новых технологических решений. Информация, выраженная в объективной форме, зафиксированная на каком-либо определенном носителе определена в национальном законодательстве как «документированная информация»[2]. Последняя может выступать в качестве предмета отношений различных субъектов: отдельных лиц (граждан), или юридических лиц, или органов государственной власти, или органов местного самоуправления и т.д.. Однако для этого она должна обладать предусмотренными законодательством характеристиками, такими как возможность ее идентифицирования и  наличие реквизитов. При этом под «идентифицированием» некоторые ученые предлагают понимать возможность «установить тождество по определенным признакам»[3] Вероятнее всего, сюда относятся подпись документа юридическим или физическим лицом, что придает юридическую силу этому документу и возможность установить лицо-автора. Как справедливо отмечают эксперты в области ИКТ В.Н. Дрыганов и С.С. Лосев, в том случае, если установить источник информации не представляется возможным, «такая информация, независимо от вида ее представления, не является документом, является анонимной и, соответственно, не влечет каких-либо правовых последствий»[4]. Кроме того, документ должен быть читабельным и однозначным в понимании его содержания. Что же касается вопроса о реквизитах, то для организационно-распорядительных документов устанавливается 31 реквизит в соответствии с ГОСТ 6.38-90. К числу обязательных относятся:

*        наименование учреждения — автора документа,

*        название вида документа,

*        текст,

*        заголовок к тексту,

*        дата и индекс документа,

*        подпись,

*        отметка об исполнении документа,

*        место создания или издания документа,

*        код организации — автора,

*        код формы документа.

 

В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов при необходимости может быть дополнен другими реквизитами (п. 2.3.1. Типовой инструкции  по документационному обеспечению управления (делопроизводству) в Кыргызской Республике, утвержденной постановлением Правительства Кыргызской Республики от 25 августа 1995 года (в редакции постановления Правительства КР от 30 сентября 2002 года)) – далее по тексту — «Типовая инструкция по делопроизводству»).

 

Особых сложностей и каких-либо вопросов не возникает, если вести речь об обычных «традиционных» документах, распечатанных на листе бумаге. Где можно отразить и все необходимые реквизиты, перечисленные в нормативных правовых актах КР, и подпись лица, от которого исходит документ. Но как обстоит дело с документами, представленными в электронной форме или иначе называемыми «электронными документоми»?

 

Как определено в Законе КР «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее по тексту – Закон КР об ЭД и ЭЦП) в ст. 2 абз.2, электронный  документ (документ в электронной форме отображения) – это электронное сообщение, имеющее атрибуты для идентификации его как документа. Под «электронным сообщением» понимается информация, которая представлена в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая может быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком (ст. 2 абз.2 Закон КР об ЭД и ЭЦП).

 

Как видно, определения, которые даны в национальном законодательстве для «электронного документа» и «документированной информации» практически идентичны – в обеих дефинициях присутствует требование к возможности его идентификации, а также необходимость наличия реквизитов (в случае документированной информации) или атрибутов (в случае электронного документа).

 

На первый взгляд отличие документа «традиционного» от «электронного» состоит лишь в форме его представления (отображения) и особенности его подписания (электронный документ считается юридически значимым в случае его подтверждения электронно-цифровой подписью (далее – ЭЦП) (п.2 ст.7 Закона КР об информатизации)). Так ли это? Это сейчас предстоит выяснить. Вопрос о том, являются ли тождественными по своей юридической природе (не по форме, конечно же) «традиционный» и «электронный» документы становится предметом рассуждений многих ученых[5].

 

В этой связи видится логичным рассмотреть понятие «документа» как такового. По сути, документ (от латинского слова «documentum» — «свидетельство»[6]), преследует своей целью подтверждение какого-либо факта, права на что-либо, и, следовательно, может служить доказательством чего-либо[7]. Ученые едины во мнении, что документ может удостоверять определенные юридические факты, но при условии, что соблюдена форма, установленная законодательством, и наличествуют элементы его индивидуализации[8].

 

Так, если обратиться к исследованиям еще советских ученых, то можно увидеть, что в качестве основных признаков документа одни выделяли следующие:

*        форма документа – обязательно письменная;

*        информация в документе – изложение юридических фактов, имеющих правовое значение;

*        цель документа – для чего был издан документ;

*        реквизиты документа – обязательно их наличие, в соответствии с нормами, предусмотренных законом;

*        ясность изложения текста в документе – однозначность в понимании сути изложенной в документе информации;

*        возможность идентификации – установить орган или лицо, от которого исходит документ[9].

 

При этом другие подчеркивали, что законодатель придавал таким признакам документа как содержание, способ фиксации и носитель, посредством которой представлена информация, определенное правовое значение[10].

 

В современном понимании «документ – по мнению именитой в информационно-правовой среде И.Л. Бачило – это выделенная информация по определенной цели (назначению), зафиксированная в любой знаковой форме с установленными реквизитами, позволяющими ее идентифицировать и представляемая на любом носителе»[11]. При этом она предлагает следующие элементы, характерные для документа:

*        содержание информации (т.е. цель, суть документа)

*        форма представления информации (текст, звук, изображение и т.д.)

*        носитель информации (бумага, папирус, диск и т.д.).[12]

 

Другие ученые, в частности В.Мочёнов, в качестве существенных (можно даже добавить «уточненных») признаков документа видят следующие:

*        информационный – т.е. документ может называться документом в том случае, если содержит в себе не всякую, а лишь определенную информацию;

*        вещественный (материальный) – т.е. документ должен быть выражен в объективной форме (быть закреплен на каком-либо носителе, запечатлен на бумаге, например);

*        доказательственный – т.е. информация, содержащаяся в документе должна быть определенным образом изложена и  структурирована, обладать собственным стилем, и включать в себя обязательные реквизиты.

*        идентификационный – т.е. документ должен быть подписан уполномоченным на то лицом, которое можно «однозначно и безошибочно определить»[13].

 

Во многом схоже представление о документе и у М.В. Ларина и О.И. Рыскова в том, что документ должен содержать в себе некую информацию, закрепленную на материальном носителе с наличием в нем соответствующих реквизитов, посредством которых обеспечивается его защита (что является по их убеждению значимой характеристикой документа)[14].

 

Как видно, в целом, позиция ученых и законодателя по отношению к обязательным элементам «традиционного» документа во многом схожа даже не смотря на большой исторический и временной разрыв проводимых исследований. Подводя промежуточный итог, следует, что документ должен:

*        обязательно содержать конкретную информацию (не всякая информация или сведения подпадают под правовое регулирование)

*        иметь определенную цель изложенную ясно, логично и последовательно;

*        обладать выдержанной структурой изложения;

*        выражаться, отображаться в объективной материальной форме;

*        включать предусмотренные нормативными правовыми актами обязательные реквизиты;

*        удостоверяться, подтверждаться подписью уполномоченного на то лица с обязательным условием  наличия возможности его идентификации.

 

Теперь же попробуем сопоставить признаки и дефиниции «традиционного» документа с «электронным». Как уже было упомянуто, электронный документ  — это электронное сообщение, в котором должны присутствовать определенные атрибуты[15], позволяющие идентифицировать его как документ. Одним из ключевых в этом определении является понятие «электронное сообщение», через которое, наверняка, можно увидеть природу и специфику устройства электронного документа. Так, «электронное сообщение» — это информация, которая представлена в форме набора состояний элементов электронной вычислительной техники, иных электронных средств обработки, хранения и передачи информации, которая может быть преобразована в форму, пригодную для однозначного восприятия человеком (ст. 2 абз.2 Закон КР об ЭД и ЭЦП).

 

Терминологическое словосочетание «электронное сообщение» впервые был введен Конвенцией ООН об использовании электронных сообщений в международных договорах, под которым было рекомендовано понимать любое сообщение, которое стороны передают с помощью сообщений данных[16]. В специальной литературе уточняется, что это подразумевает под собой обмен информацией, подготовленной, отправленной, полученной или хранимой с помощью электронных, магнитных, оптических или аналогичных средств, включая электронный обмен данными, электронную почту, телеграмму, телекс или телефакс, но не ограничиваясь ими.

 

Примечательно, что смысловое значение «электронное сообщение» включенное в Закон КР об ЭД и ЭЦП и предложенное международной организацией не идентичны. В национальном законодательстве оно рассматривается как особая форма документа с описанием технологических характеристик (т.е. как объект), а вот в упомянутой Конвенции – как сообщение, которое может передаваться посредством разнообразных технологических решений (т.е. и как объект, и как процесс).

 

Уместным в этой связи видится опасение эксперта  в данной области Т. Кулик по поводу вероятных трудностей, которые могут возникнуть в процессе взаимодействия с контрагентами иностранных государств, в связи с отличием международной практики и позицией законодателей в этом вопросе[17].

 

Очевидно, что правовое регулирование электронного документа в отрыве от технологических процедур является бессмысленным. Согласимся ученым С.И. Семилетовым в том, что определение правовой природы электронного документа и его правового режима возможно только в «единстве юридических и технологических процедур документирования, создания документа и его движения в общественном обороте»[18]. Было бы ошибкой проигнорировать правила технологического характера, в соответствии с которым строится структура электронного документа и осуществляется процесс его копирования, хранения, изменения, оборота и т.д., и определить его правовую природу, облачив в нормы законодательного регулирования. Такой же оплошностью стало бы пренебрежение правилами юриспруденции при определении электронного документа и формирования правовой базы регулирования отношений по поводу него.

 

*        Похоже, что частично в Законе КР об ЭД и ЭЦП принцип единства юридических и технологических процедур был учтен, а если конкретнее, то уточнен не так давно в новой редакции закона от 02.11.2009 года. Так, согласно ст. 2-3 электронный документ должен соответствовать следующим требованиям:

*        создаваться, обрабатываться, передаваться, приниматься, храниться и уничтожаться с помощью программных и технических средств;

*        иметь структуру, установленную упомянутым законом, и содержать реквизиты, позволяющие его идентифицировать;

*        не противоречить Конституции и законодательству КР (суть данной нормы не совсем ясна и мысль законодателя не раскрыта. По идее, документ, не соответствующий законодательству страны априори не является действительным и не имеет юридической силы. А вот каким образом документ может противоречить Конституции – остается загадкой. Что имеется в виду? Содержание? Так для этого не было необходимости включать такую норму в специальный закон. Ведь это прописная истина. В чем была  задумка авторов этой нормы, не понятно…)

 

Упомянутая во втором пункте «структура» электронного документа включает в себя общую и особенную части.

*        где общая часть – это информация, составляющая содержание документа и сведения об адресате;

*        а особенная часть – это одна или несколько ЭЦП, соответствующих условиям и требованиям, предусмотренных законом (Ст. 2-4 Закона КР об ЭД и ЭЦП).

 

Общая часть структуры электронного документа не вызывает сомнений. А вот в отношении ЭЦП сразу формулируются вопросы. Несмотря на то, что тема исследования особенностей правового регулирования ЭЦП является самостоятельной, все-таки в рамках данного анализа замечания в отношении ее будут к месту. Продолжая ранее начатую мысль, возникает вопрос, будет ли столь жесткая привязка к ЭЦП оправданной? Ведь из практики известно, что подпись лица может осуществляться не только посредством электронно-цифровой, но и электронной подписи. Тем более, что это уже становится тенденцией.

 

Практики отказываются от использования лишь электронно-цифровой подписи в пользу электронной подписи. Последняя трактуется широко и подразделяется на следующие виды:

*        простая электронная подпись (подтверждает только авторство, для нее не требуется использование криптографии и наличие ключа проверки) и

*        усиленная электронная подпись

 

Усиленная электронная подпись может быть:

*        неквалифицированной (позволяет определить автора, и доказать неизменность электронного документа, для нее обязательно требуется использование криптографии и наличие ключа).

*        квалифицированной (позволяет определить автора, и доказать неизменность электронного документа, для нее обязательно требуется использование криптографии и наличие ключа). Для такого вида электронной подписи характерно следующее:

*        сертификат ключа проверки выдан не любым удостоверяющим центром, а аккредитованным, либо уполномоченным федеральным органом;

*        для создания и проверки ЭП используются не любые средства электронной подписи, а те, которые получили подтверждение соответствия требованиям закона. Выдавать такие подтверждения должен уполномоченный орган исполнительной власти.[19]

 

Далее, в Законе КР об ЭД и ЭЦП указывается требование, предъявляемое к форме представления электронного документа. В частности, выделяют две формы его представления:

*        внутренняя и

*        внешняя.

 

Что касается внутренней формы представления, то в законе дается следующее пояснение: это запись информации, составляющей электронный документ на машинном носителе (т.е. материальный носитель, используемый для записи и отправки, передачи, получения, хранения и коммуникационных технологий). Формой же внешнего выражения является воспроизведение электронного документа на экране дисплея на бумажном либо ином отделимом от машинного носителя, материальном объекте в доступном для визуального обозрения виде (без дополнительных технических приспособлений) и форме, понятной для восприятия человеком (ст. 2-5 Закона КР об ЭД и ЭЦП).

 

Еще один дискуссионный вопрос периодически возникает в научной среде относительно оригинала (подлинника) и копии электронного документа. Анализ Закона КР об ЭД и ЭЦП показывает, что в новой редакции этого закона спор по данной тематике  можно считать разрешенным. Согласно п. 2 ст. 2-6 упомянутого нормативного правового акта, в случае, когда одним лицом создаются документ на бумажном носителе и электронный документ, идентичные по содержанию, оба документа признаются самостоятельными документами. А из п.1 статьи 2-7 следует, что копии электронного документа создаются путем воспроизведения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе. Содержание прежней редакция закона КР об ЭД и ЭЦП сеяло много разногласий по этой теме.

 

Резюмируя проведенное исследование, следует отметить, что сфера ИКТ является настолько динамичной, что нормы,  разрабатываемые в отношении правового регулирования того или иного объекта технологического прогресса сегодня, становятся устаревшими уже завтра! Каждый новый закон, может разрешать назревшие проблемы, но одновременно с этим, порождать новые, поскольку он уже не соответствует реалиям современной жизни и  достижениям научного мира.

 

В этой связи, прежде всего,  ученым, практикам в области юриспруденции и новых ИКТ необходимо совместно продумывать все аспекты законодательного регулирования этой сферы, беря в учет и технические характеристики  и юридические аспекты, и стараться работать на опережение (предположить, какие новые ИКТ устройства и программы могут появиться в самом ближайшем будущем), используя при этом не уточняющую терминологию, а подлежащую широкой трактовке.

 

В целом же хотелось бы отметить, что «традиционный» и «электронный» документы во многом схожи. Во-первых, цель самого документа в обоих случаях аналогична. Во-вторых, требования, предъявляемые к содержанию документов и в традиционной, и электронной формах идентичны. В-третьих, основная часть признаков действительного документа отражается и в «традиционных», и «электронных».

 

С другой стороны, были выявлены недостатки относительно формы документа. Норма, содержащаяся в Законе КР об ЭД и ЭЦП, касательно ЭЦП, вызывает некоторые вопросы.  Согласно новостям из мира ИКТ большую популярность стала приобретать не ЭЦП, а электронная подпись, поскольку не ограничивается применимыми технологиями, доступна для большинства, а также не тормозит процесс развития обмена электронными документами. Целесообразно было также указать более широкую в толковании дефиницию.

 

И, безусловно, юридическая и технологическая науки в области ИКТ должны развиваться в тесном переплетении друг с другом.

12.2011 г.