г.Бишкек
от 7 мая 2013 года N 255
ПОСТАНОВЛЕНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА КЫРГЫЗСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
Об утверждении Положения о порядке работы
с документами, содержащими информацию
для служебного пользования
Правительство Кыргызской Республики постановляет:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке работы с документами, содержащими информацию для служебного пользования.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.
Опубликован в газете «Эркин Тоо» от 9 мая 2013 года N 38
Премьер-министр Кыргызской Республики Ж.Сатыбалдиев
Утверждено
постановлением Правительства
Кыргызской Республики
от 7 мая 2013 года N 255
ПОЛОЖЕНИЕ
о порядке работы с документами, содержащими
информацию для служебного пользования
1. Общие положения
2. Критерии и порядок отнесения сведений к категории «ДСП»
3. Порядок обращения с документами, содержащими гриф «ДСП»
4. Обязанности работников, допущенных к сведениям «ДСП»
5. Группировка исполненных (входящих, исходящих и внутренних)документов в дела, их архивирование
6. Ответственность за разглашение сведений, содержащихся в документах с грифом ограниченного доступа «ДСП», утрату документов, содержащих такие сведения, и нарушение порядка работы с ними
1. Общие положения
1. Настоящее Положение определяет порядок работы с документами и другими материальными носителями информации (далее — документы), содержащими информацию для служебного пользования, в государственных органах, органах местного самоуправления, организациях, учреждениях и предприятиях Кыргызской Республики (далее — организация).
2. Настоящее Положение не распространяется на порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственные секреты.
3. Под сведениями «Для служебного пользования» понимается несекретная информация, не подлежащая публичному распространению.
4. Не могут быть отнесены к информации для служебного пользования следующие сведения:
— о стихийных бедствиях и чрезвычайных происшествиях, угрожающих здоровью граждан;
— о катастрофах и их последствиях;
— о положении дел в экологии, использовании природных ресурсов, здравоохранении, санитарии, культуре, сельском хозяйстве, образовании, торговле и обеспечении правопорядка;
— о фактах нарушения законности государственными органами и должностными лицами;
— о фактах, посягающих на права и законные интересы граждан, а также создающих угрозу их личной безопасности.
5. На проектах документов, содержащих информацию для служебного пользования, проставляется гриф «Для служебного пользования» (далее «ДСП»).
6. Передача документов с грифом ограничения доступа «ДСП» иностранным юридическим и физическим лицам допускается в каждом отдельном случае и только по письменному разрешению руководителя организации, а в его отсутствие — лица, его замещающего. Такие документы и издания предварительно рассматриваются специальными экспертными комиссиями, созданными руководителями организаций из числа квалифицированных (или компетентных) специалистов, которые выносят заключение о возможности их передачи или снятия грифа ограничения доступа «ДСП», если к моменту передачи содержащиеся в них сведения утратили свое первоначальное значение.
7. В случае ликвидации организации решение о дальнейшем использовании документов с грифом «ДСП» принимает ликвидационная комиссия.
2. Критерии и порядок отнесения
сведений к категории «ДСП»
8. Сведения должны быть отнесены к категории «ДСП» на основании следующих критериев:
1) сведения не могут быть опубликованы в СМИ без ущерба для деятельности организации;
2) сведения не нарушают законные права и интересы физических и юридических лиц;
3) сведения оказывают непосредственное влияние на нормальную работу организации, процесс восстановления которой либо невозможен, либо связан с большими затратами. Несанкционированный доступ, изменение или уничтожение этих сведений влекут за собой материальные или моральные потери;
4) сведения имеют действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности их третьим лицам, к ним нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности.
Отнесение сведений к категории «ДСП» производится исполнителем на основании Перечня сведений для служебного пользования (далее — Перечень сведений), разработанного в организации.
9. К сведениям «ДСП» не должны относиться сведения, составляющие государственные секреты.
10. Перечень сведений (дополнения и изменения к нему) утверждается правовым актом руководителя организации (приказы, распоряжения и т.д.).
11. Если сведения не предусмотрены Перечнем, но, по мнению исполнителя, могут быть использованы в ущерб интересам организации, он совместно с руководителем структурного подразделения организации, к компетенции которого отнесены данные сведения, представляет на рассмотрение руководству аргументированные предложения о необходимости защиты этих сведений и внесения соответствующих дополнений в Перечень.
12. Сведения «ДСП» утрачивают необходимость защиты:
— по окончании установленного срока;
— в связи с изменением обязательств, вызвавших необходимость их защиты (определяет лицо, обозначившее степень ограничения доступа к документу);
— по соглашению заинтересованных сторон, установивших гриф ограничения доступа «ДСП»;
— при утечке или разглашении сведений, если не представилось возможным локализовать их распространение, а также в тех случаях, когда заинтересованные лица не настаивают на их дальнейшей защите.
Исполнителям документов, содержащих сведения «ДСП», по истечении срока действия грифа ограничения доступа к документу предоставляется право снятия с документа грифа ограничения доступа «ДСП». При этом гриф ограничения доступа «ДСП» зачеркивается, указывается основание и заверяется подписями исполнителя и работника, ответственного за их учет.
Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу «ДСП» до истечения срока действия принимает исполнитель с согласия должностного лица, подписавшего (утвердившего) этот документ, или лица, его замещающего, о чем делается отметка на документе и заверяется его подписью, с указанием даты.
Решение о снятии грифа ограничения доступа к документу, содержащему сведения «ДСП», может быть принято только по согласованию с лицом, по инициативе которого сведения были отнесены к категории «ДСП». Аннулирование грифа ограничения доступа к документу «ДСП» отражается в учетных данных. О снятии грифа ограничения доступа к документу «ДСП» извещаются другие учреждения (организации), которым рассылался документ.
3. Порядок обращения с документами,
содержащими гриф «ДСП»
13. Гриф «ДСП» и номера экземпляров проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.
14. Прием, регистрация и учет документов с грифом «ДСП» осуществляются службами документационного обеспечения (ДОУ) государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.
15. Вся поступающая в организацию корреспонденция «ДСП» доставляется фельдъегерской службой, службой специальной связи, курьерами учреждений и организаций. Прием и вскрытие корреспонденции осуществляются работниками, которым поручена работа с этими документами. При этом проверяется количество экземпляров и листов документов и изданий, а также наличие указанных в сопроводительном письме приложений.
При обнаружении неполного комплекта документов составляется соответствующий акт, первый экземпляр которого направляется отправителю, второй подшивается в дело.
Акт подписывается работником, отвечающим за учет документов «ДСП», и утверждается руководителем службы ДОУ или в случае отсутствия такового руководителем государственного органа, органа местного самоуправления, организации, учреждения и предприятия.
Если в конверт с грифом ограничения доступа к документу «ДСП» вложены документы без грифа ограничения доступа к документу, не содержащие сведения «ДСП», они передаются для регистрации в службу ДОУ.
Если входящая корреспонденция с грифом ограничения доступа «ДСП», минуя службу ДОУ, напрямую поступает в структурные подразделения организации, то данная корреспонденция немедленно передается работникам службы ДОУ для регистрации и дальнейшей работы с ней.
16. Вся поступающая корреспонденция с грифом ограничения доступа «ДСП» подлежит регистрации отдельно от несекретной документации в журнале учета входящих документов.
17. Журналы учета документов с грифом ограничения доступа «ДСП» (для учета входящих, исходящих и внутренних документов) должны быть пронумерованы полистно, прошнурованы, заверены надписью на последнем листе журнала и скреплены мастичной печатью.
18. После регистрации все поступившие документы докладываются руководству организации для ознакомления и принятия решения по ним. После ознакомления документы возвращаются в службу ДОУ. В случае если документ требует дальнейшего ознакомления, то работник, которому поручена регистрация документов с грифом ограничения доступа «ДСП», знакомит с ним только тех лиц, которые указаны в резолюции руководства.
19. Если документ подлежит исполнению, то работник службы ДОУ, которому поручена регистрация документов, имеющих гриф ограничения доступа «ДСП», передает его под роспись начальнику подразделения или лицу, указанному в резолюции, для исполнения.
20. Снятие копий с входящих документов, имеющих гриф ограничения доступа «ДСП», производится согласно письменному разрешению руководителя организации уполномоченным работником, ведущим их учет.
21. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с грифом «ДСП» уполномоченный работник должен указать количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, свою фамилию и дату печатания документа.
При применении средств организационной техники для обработки информации с грифом ограничения доступа «ДСП» создается система защиты, которая включает в себя мероприятия по защите информации от несанкционированного доступа, предотвращению утечки и исключению случаев разрушения информации «ДСП». Учет съемных носителей с информацией «ДСП» производится в журнале (карточке) учета съемных носителей.
Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками и вариантами передаются для регистрации работнику, осуществляющему их учет. Черновики и варианты уничтожаются этим работником, с отражением факта уничтожения в учетных формах.
22. При получении документов на отправку работник, которому поручена регистрация документов, проверяет наличие всех экземпляров и листов отпечатанных документов.
Работник производит регистрацию документов в журнале учета исходящих документов и отправляет документы по реестру через фельдъегерскую или специальную связь адресату. При срочности документ может доставляться по разносной книге исполнителем либо сотрудником службы ДОУ.
23. Отправляемые документы с грифом «ДСП» должны быть помещены в конверты и опечатаны мастичной печатью. На конверте, в верхней части, справа указывается гриф ограничения доступа «ДСП», адрес получателя и отправителя, номера вложенных документов.
24. При необходимости направления документов с грифом «ДСП» в несколько адресов, составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.
4. Обязанности работников, допущенных
к сведениям «ДСП»
25. Работники структурных подразделений организаций обязаны:
— знать и выполнять требования настоящего Положения;
— знать Перечень сведений «ДСП» для организации и руководства им в работе;
— не разглашать известные им сведения «ДСП»;
— информировать руководителя подразделения и режимно-секретный орган (спецработника) о фактах нарушения порядка обращения со сведениями «ДСП», о попытках несанкционированного доступа к информации;
— строго соблюдать правила пользования документами, порядок их учета, хранения и уничтожения, обеспечивать в процессе работы сохранность информации, содержащейся в них, от посторонних лиц;
— знакомиться только с теми документами, к которым получен доступ в силу исполнения прямых служебных обязанностей;
— о допущенных нарушениях установленного порядка работы, учета и хранения документов, а также о фактах разглашения сведений «ДСП» представлять письменные объяснения руководителю подразделения, комиссии по проведению служебного расследования.
26. Работникам организаций запрещается:
— использовать сведения «ДСП» при ведении переговоров по незащищенным каналам связи;
— передавать сведения «ДСП» по открытым (незащищенным) каналам связи (факсимильная связь, сеть Интернет и т.д.);
— использовать сведения «ДСП» в открытой переписке, статьях и выступлениях;
— использовать сведения «ДСП» в личных интересах;
— выносить документы и другие носители информации, содержащие сведения «ДСП», из здания организации без разрешения руководства;
— уничтожать документы «ДСП» без оформления акта в установленном порядке.
5. Группировка исполненных (входящих, исходящих
и внутренних) документов в дела, их архивирование
27. Документы с грифом ограничения доступа «ДСП» (входящие, исходящие и внутренние) после исполнения группируются в отдельные от несекретных документов дела.
28. Документы с грифом ограничения доступа «ДСП» группируются в дела согласно номенклатуре дел документов с грифом «ДСП». При этом, в графе номенклатуры «Индекс дела» к номеру дела с документами, имеющими гриф ограничения доступа «ДСП», добавляется отметка «ДСП».
29. Дела, предусмотренные номенклатурой дел, заводятся по следующим признакам:
— предметно-вопросному или тематическому, когда документы группируются в дела по их содержанию, то есть относятся к одному вопросу или одной теме;
— по видам документов (приказы, отчеты, протоколы, акты и т.п.);
— корреспондентскому, при котором в дело объединяются документы по переписке с одним или несколькими учреждениями, и по другим признакам.
30. Дела формируются по мере исполнения документов.
Каждое дело содержит не более 250 листов. Если документов больше, они делятся на тома.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все подшитые в дело (том) документы нумеруются полистно, номера проставляются в правом верхнем углу листа вне текста документа. Во внутренней описи документов, находящихся в деле, указываются номер документа, откуда поступил или кому адресован документ, номера листов.
31. По окончании дела (тома) в конце внутренней описи указываются (цифрами и прописью) количество внесенных в нее документов, а также должность и фамилия работника, ответственного за ведение делопроизводства документов «ДСП», и общее количество листов, помещенных в дело.
32. На обложке дела (тома) указываются гриф ограничения доступа «ДСП», название учреждения и структурного подразделения, номер дела (тома) по номенклатуре, заголовок (наименование дела), дата и год, когда начато и окончено дело, количество листов дела (тома), а также срок его хранения.
33. Срок хранения дел с документами, имеющими гриф ограничения доступа «ДСП», устанавливается на основании Перечня документов, образующихся в деятельности организации и его учреждений, с указанием сроков хранения, утвержденного решением руководства организации.
34. Дела и документы «ДСП» выдаются исполнителям для работы по карточке учета выдаваемых дел и документов.
35. При смене работника, ответственного за учет и хранение документов и дел с грифом ограничения доступа «ДСП», составляется акт приема-передачи этих документов, который утверждается руководителем структурного подразделения.
36. Законченные дела «ДСП» хранятся в подразделении в течение одного года и используются для текущей справочной работы, после чего передаются на хранение в архив организации.
37. Уничтожение дел и документов с грифом ограничения доступа «ДСП», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится комиссией по акту, который подписывается членами комиссии и утверждается руководителем подразделения в установленном порядке. В состав комиссии могут включаться не менее трех сотрудников структурных подразделений, имеющих непосредственное отношение к этим материалам. Материалы уничтожаются только путем сжигания. После чего в учетных формах производится отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
38. Архивирование документов с грифом «ДСП» ведет архивариус. В своей деятельности архив государственного органа и органа местного самоуправления руководствуется Законом Кыргызской Республики «О Национальном архивном фонде Кыргызской Республики», приказами руководства соответствующего органа, методическими документами Центрального государственного архива Кыргызской Республики, других учреждений государственных архивных служб республики.
6. Ответственность за разглашение сведений,
содержащихся в документах с грифом ограниченного
доступа «ДСП», утрату документов, содержащих такие
сведения, и нарушение порядка работы с ними
39. Проверка наличия документов, дел и изданий «ДСП» производится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой приказом руководителя организации. В состав комиссии обязательно включаются лица, которым поручен учет и хранение этих документов. Результаты проверки оформляются актом.
40. О фактах утраты документов, дел или изданий «ДСП» немедленно ставятся в известность руководитель организации и руководитель службы ДОУ.
41. Для расследования факта утраты документов, дел и изданий с грифом ограничения доступа «ДСП» приказом руководителя организации назначается комиссия по проведению служебного расследования. Заключение комиссии о результатах расследования докладывается руководителю организации.
42. За утрату документов, дел и изданий «ДСП», а также нарушение требований настоящего Положения виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.
43. Об утрате документов, дел и изданий «ДСП» составляется акт. Соответствующие отметки вносятся в учетные данные. Акты об утрате документов, дел и изданий передаются в архив организации для постоянного хранения.
44. Дисциплинарную ответственность за разглашение сведений «ДСП» и утрату документов, содержащих такие сведения, несет персонально каждый работник организации, имеющий доступ к сведениям и документам «ДСП».
45. По факту разглашения сведений «ДСП» и утраты документов с грифом ограничения доступа «ДСП» проводится служебное расследование.
46. Комиссия по проведению служебного расследования устанавливает:
— обстоятельства разглашения сведений «ДСП» или утраты документов «ДСП»;
— виновных в разглашении сведений «ДСП» или утраты документов «ДСП»;
— причины и условия, способствующие разглашению сведений «ДСП» или утрате документов «ДСП».
47. Служебное расследование проводится в срок не более одного месяца со дня обнаружения факта разглашения или утраты.
48. При выявлении нарушения требований порядка обращения со сведениями «ДСП» или документами с грифом ограничения доступа «ДСП» к лицу, допустившему такие нарушения, применяются меры дисциплинарного воздействия.
49. Руководство организации принимает решение о применении мер дисциплинарного воздействия к виновным лицам по результатам проведенного служебного расследования не позднее одного месяца со дня утверждения заключения, если иное не установлено законодательством Кыргызской Республики.