УТВЕРЖДЕНА
Приказом гендиректора
агентства "Узархив"
от 17.07.2007 г. N 18,
зарегистрированным МЮ
13.08.2007 г. N 1703
Инструкция по созданию архивных копий информационных ресурсов и порядку их передачи на государственное хранение
Преамбула
I. Общие положения
II. Классификация информационных ресурсов
III. Экспертиза ценности информационных ресурсов
IV. Порядок создания архивных копий
информационных ресурсов
V. Порядок передачи архивных копий
на государственное хранение
VI. Ответственность государственных архивов
за обеспечение защиты и использование
информационных ресурсов
VII. Заключительное положение
Настоящая Инструкция в соответствии с Законом Республики Узбекистан "Об информатизации" (Ведомости Олий Мажлиса Республики Узбекистан, 2004 г., N 1-5, ст. 10), постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 22 ноября 2005 года N 256 "О совершенствовании нормативно-правовой базы в сфере информатизации" (Собрание законодательства Республики Узбекистан, 2005 г., N 47-48, ст. 355) регламентирует порядок проведения экспертизы ценности и создания архивных копий информационных ресурсов, а также их передачи на хранение в государственные архивы республики.
I. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1. В Инструкции использованы следующие основные термины и определения:
архивная копия информационного ресурса — представляет собой электронный документ (далее — ЭД), который является точной копией информационного ресурса на фиксированный момент времени или формируется по содержанию информационного ресурса в формате архивного хранения;
депозитарное хранение — хранение архивных копий в государственном архиве на условиях, определяемых соглашением (договором) между собственником архивных копий информационных ресурсов и государственным архивом, с сохранением за собственником права собственности на информационные ресурсы;
информационная система — организационно упорядоченная совокупность информационных ресурсов, информационных технологий и средств связи, позволяющая осуществлять сбор, хранение, поиск, обработку и пользование информацией;
информационная технология — совокупность методов, устройств, способов и процессов, используемых для сбора, хранения, поиска, обработки и распространения информации;
информационный ресурс — информация, банк данных, база данных в электронной форме в составе информационной системы;
Национальный архивный фонд Республики Узбекистан (НАФ РУз) — исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов независимо от места и времени создания, вида носителя и формы собственности, отражающих материальную и духовную жизнь народов, проживавших и проживающих на территории Узбекистана, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Республики Узбекистан и подлежащих постоянному хранению;
центральная экспертная комиссия (ЦЭК) — создается в министерстве, государственном комитете, ведомстве, объединении юридических лиц для проведения методической и практической работы по экспертизе ценности и подготовке к передаче на архивное хранение документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую, кинофотофоно и другую специальную документацию, а также для осуществления руководства и координации деятельности экспертных комиссий (ЭК) структурных подразделений организации и подведомственных ему предприятий и организаций;
экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) — комиссия создается при центральных государственных архивах РУз и территориальных управлениях по архивному делу Республики Каракалпакстан, областей и города Ташкента для рассмотрения научно-методических и практических вопросов экспертизы ценности документов и комплектования ими государственных и ведомственных архивов, организации документов в делопроизводстве, а также для осуществления организационно-методического руководства деятельностью центральных экспертных комиссий и экспертных комиссий организаций;
экспертная комиссия (ЭК) — создается на предприятии, в учреждении, организации независимо от формы собственности для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, включая управленческую (делопроизводственную), научно-техническую и другую специальную документацию, и подготовки их к передаче на архивное хранение.
2. Действие Инструкции распространяется на предприятия, учреждения, организации, объединения (далее — организации), документы которых отнесены к Национальному архивному фонду Республики Узбекистан на основании заключения ЦЭК или ЭК, в соответствии с Положением о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан, утвержденным постановлением Кабинета Министров Республики Узбекистан от 30 октября 1999 года N 482.
3. На основании настоящей Инструкции каждая организация разрабатывает свою внутриведомственную инструкцию по созданию архивных копий информационных ресурсов и порядке их передачи на государственное хранение, в которой подробно описывает процедуру создания, порядок и условия передачи архивных копий на государственное хранение. Инструкция утверждается руководителем организации и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией соответствующего центрального государственного архива РУз, территориального управления по архивному делу Республики Каракалпакстан, области, г. Ташкента.
4. На согласование в ЭПК представляется также график передачи архивных копий в архив электронных документов. График создается или дополняется при вводе в эксплуатацию информационной технологии, поддерживающей новый информационный ресурс.
II. КЛАССИФИКАЦИЯ ИНФОРМАЦИОННЫХ
РЕСУРСОВ
5. Информация в информационных ресурсах может быть представлена в текстовой, графической, видео-, аудио- и мультимедийной (комбинация текстовых, графических, звуковых и видео форматов) формах.
6. Информационные ресурсы классифицируются по типам технологий, используемых при их создании и срокам хранения.
7. При классификации по типам технологий, используемых при их создании, к информационным ресурсам относятся:
Базы и банки данных, которые делятся, в свою очередь, на:
государственные кадастры;
государственные регистры;
государственные реестры;
базы данных учетно-статистического характера;
научно-исследовательские базы данных;
базы данных нормативной, справочной и библиографической информации и т. п.;
Интернет-публикации, включая:
правительственные сайты;
сайты органов государственного управления и власти;
образовательные и научные сайты;
сайты средств массовой информации;
сайты по электронному платежу;
сайты электронных библиотек и т. п.
8. По срокам хранения информационные ресурсы делятся на:
информационные ресурсы постоянного срока хранения, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствующий государственный архив;
информационные ресурсы постоянного срока хранения в организации, не подлежащие передаче в государственный архив;
информационные ресурсы временного срока хранения.
9. К информационным ресурсам постоянного срока хранения, подлежащие передаче на государственное хранение, относятся:
базовые государственные информационные ресурсы;
официальные базы и банки данных учетно-статистического характера и нормативной информации;
научно-исследовательские базы данных;
интернет-публикации государственных органов власти и управления;
отдельные сайты научно-исследовательских и образовательных учреждений, средств массовой информации и др. (по решению ЦЭК и/или ЭК организации).
10. К информационным ресурсам постоянного срока хранения в организации, не подлежащие передаче в государственные архивы, относятся:
официальные базы и банки данных организаций, которым в соответствии с Положением о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан, утвержденным постановлением Кабинета Министров от 30 октября 1999 года N 482, предоставлено право хранить документы постоянно (кадастры, регистры, а также базы данных нормативной, справочно-методической и библиографической информации);
Интернет-публикации, не подлежащие передаче в государственные архивы, но имеющие постоянную ценность для организации.
Для обеспечения сохранности данного рода информационных ресурсов используется депозитарное хранение архивных копий в государственном архиве.
11. К информационным ресурсам временного срока хранения относятся информационные базы данных прикладного и вспомогательного характера, которые хранятся в организации до истечения срока надобности и могут уничтожаться по решению ЦЭК или ЭК организации.
III. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ
ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
12. Информация в информационных ресурсах, подтвержденная электронной цифровой подписью, является электронным документом и имеет одинаковую юридическую силу с документом на бумажном носителе.
Информационные ресурсы, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, относятся к НАФ РУз и должны храниться постоянно (бессрочно).
13. Для отбора информационных ресурсов постоянного срока хранения проводится экспертиза ценности, которая осуществляется ЦЭК или ЭК организации.
ЦЭК или ЭК организации проводит экспертизу ценности информационных ресурсов на этапе их создания.
14. Экспертиза ценности информационных ресурсов проводится с целью:
определения сроков хранения информационных ресурсов;
выделения среди информационных ресурсов тех, которые относятся к категории постоянного срока хранения;
установления, представляет ли информация, удаляемая из информационных ресурсов в процессе их обновления, практическую и/или научно-историческую ценность;
обеспечения сохранности удаляемой информации, имеющей практическую и/или научно-историческую ценность.
15. ЦЭК или ЭК проводит отбор информационных ресурсов, архивные копии которых подлежат передаче на государственное хранение, на основании следующих критериев:
степени новизны;
уникальности информации, ее социальной значимости;
коммерческой ценности и исторического значения.
16. Результаты экспертизы ценности отражаются в перечне проектов, ЭД подлежащих передаче на государственное хранение, который составляется организацией.
17. По решению ЦЭК или ЭК организации создается архивная копия, которая может представлять собой:
полную копию содержания информационного ресурса;
копию содержания удаляемой информации;
копию прежнего и нового значения (содержания) изменяемых записей (файлов).
18. Решения ЦЭК или ЭК о создании полной копии содержания информационного ресурса или копии содержания удаляемой информации принимаются в тех случаях, когда объем информационного ресурса велик, а вносимые изменения незначительны, несоизмеримы с полным объемом данных. В таких случаях первая по времени создания архивная копия обязательно должна представлять собой полную копию содержания информационного ресурса.
IV. ПОРЯДОК СОЗДАНИЯ АРХИВНЫХ КОПИЙ
ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
19. Архивные копии информационных ресурсов создаются при:
внесении в информационные ресурсы постоянного срока хранения изменений, приводящих к удалению прежней информации;
переносе информационных ресурсов на новые (более современные) носители.
Создание архивной копии не требуется в случаях, когда вносимые изменения (дополнения) не приводят к удалению или изменению уже имеющихся данных или если удаляемая информация по результатам экспертизы ценности признана не имеющей практической и/или научно-исторической ценности.
20. В качестве носителей архивных копий информационных ресурсов необходимо использовать магнитооптические диски или другие электронные носители информации, позволяющие надежное и долгосрочное хранение информации (флэш-памяти, съемные диски и др.).
21. При создании архивных копий информационных ресурсов организации должны обеспечить:
достоверность и полноту предоставляемой информации;
информационно-технологическую совместимость информационных ресурсов.
22. Ответственным за создание и достоверность архивных копий должно быть назначено лицо, ответственное за внесение изменений в информационный ресурс.
23. Каждая архивная копия представляет собой отдельный ЭД, оформленный и удостоверенный в соответствии с общими требованиями. В наименовании ЭД должно быть указано, архивной копией какого информационного ресурса он является. В случаях, когда ЦЭК или ЭК решает создание полной копии содержания информационного ресурса или копию содержания удаляемой информации, реквизиты ЭД должны однозначно указывать место изменяемого фрагмента в общей структуре информационного ресурса.
24. Учет и хранение архивных копий до их передачи в архив осуществляются в соответствии с общими требованиями к учету и хранению ЭД в организации.
V. ПОРЯДОК ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ КОПИЙ
НА ГОСУДАРСТВЕННОЕ ХРАНЕНИЕ
25. Архивные копии информационных ресурсов вместе с программными средствами, использующихся для создания данного ресурса, программным обеспечением и открытым ключом электронной цифровой подписи для ЭД передаются в государственный архив по описи, утвержденной ЭПК соответствующего центрального государственного архива, территориального управления по архивному делу Республики Каракалпакстан, области, города Ташкента.
26. Передача архивных копий информационных ресурсов на государственное хранение осуществляется на основании утвержденного графика по истечении сроков временного хранения документов НАФ РУз в организациях, установленных в Положении о Национальном архивном фонде Республики Узбекистан, утвержденном постановлением Кабинета Министров РУз от 30 октября 1999 года N 482.
VI. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ
ЗА ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЗАЩИТЫ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ
ИНФОРМАЦИОННЫХ РЕСУРСОВ
27. Меры по обеспечению защиты документированного информационного ресурса определяются организацией, сдающей его в государственный архив.
28. Защиту безопасности информационного ресурса при приеме на государственное хранение обеспечивает соответствующий государственный архив с помощью следующих программно-аппаратных средств и организационных мер:
выявление и предотвращение угроз информационной безопасности;
обеспечение целостности данных при передаче архивной копии информационного ресурса, формировании архива, его хранении и использовании;
защита от несанкционированного доступа, внесения дополнений и изменений в информационные ресурсы;
обеспечение системы резервирования и восстановления данных архива.
29. Информационные ресурсы общего пользования (базы данных юридических и физических лиц, по нормативно-правовым актам, по природным ресурсам, по веб-сайтам государственных органов и другим) предоставляются государственными архивами всем государственным органам, юридическим и физическим лицам в пределах предоставленных им полномочий.
Обеспечение доступа к специальным государственным информационным ресурсам (ведомств, органов территориального управления и власти, государственных юридических и физических лиц, содержащие госсекреты и конфиденциальную информацию) осуществляется государственными архивами по согласованию с органами, ответственными за их формирование, использование и поддержку.
30. Организации, передавшие информационные ресурсы в государственный архив, не утрачивают своих прав на ее использование.
31. Государственные архивы, принявшие на государственное хранение информационные ресурсы, несут ответственность за:
нарушение правил работы с информацией, использование, совершение противоправных действий при осуществлении информационного обмена;
распространение сведений, содержащих информацию о персональных данных физических лиц;
обеспечение защиты информационных ресурсов;
хищение, утрату, искажение, блокировку и подделку информации в информационных ресурсах;
нарушение законодательства по авторским правам и интеллектуальной собственности.
Государственные архивы могут нести и другую ответственность в соответствии с законодательством.
VII. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНОЕ ПОЛОЖЕНИЕ
32. Настоящая Инструкция согласована с Узбекским агентством связи и информатизации.
"Собрание законодательства Республики Узбекистан",
2007 г., N 33-34, ст. 350