Утверждены
распоряжением Председателя Верховного Суда
Республики Казахстан
от 4 апреля 2005 года № 62
Правила работы с электронной почтой в Верховном Суде Республики Казахстан,
местных судах, Комитете по судебному администрированию при
Верховном Суде и его администраторами
в областях, городах Астане и Алматы
1. Общие положения
1. Настоящие Правила устанавливают порядок работы с электронной почтой в Верховном Суде Республики Казахстан и его Аппарате, местных судах, Комитете по судебному администрированию при Верховном Суде Республики Казахстан (далее — Комитет) и его администраторами в областях, городах Астане и Алматы (далее — администраторы).
2. Электронная почта (ЭП) применяется с целью оперативной передачи с использованием персональных компьютеров (ПК) и сетей связи информации в электронном виде, в том числе изображений, между пользователями локальных сетей, сети Интернет с определенной степенью защиты от несанкционированного вмешательства.
Передача информации в электронном виде обеспечивает мгновенную ее доставку адресату по электронной почте, существенно облегчает обработку и использование информации, а также ее надежное хранение.
3. Ответственность за организацию работы и использование электронной почты (прием, отправка и регистрация сообщений, соблюдение требований информационной безопасности) в структурных подразделениях Аппарата Верховного Суда, Комитета возлагается на их руководителей, а в местном суде — на председателя суда.
4. Контроль за соблюдением требований настоящих Правил осуществляет руководство структурных подразделений Аппарата Верховного Суда, Комитета, а в местном суде — руководитель канцелярии этого суда.
5. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:
1) адресат — получатель, лицо или учреждение, которому адресовано отправление;
2) корреспондент — отправитель, лицо или учреждение, отправившее сообщение;
3) электронная почта — способ передачи посредством ПК на расстояние графической и текстовой информации, позволяющий производить ее обработку на ПК, с возможностью ее вывода на печать в пункте приема;
4) служебное сообщение (далее — документ) — информация, имеющая служебный характер и предназначенная для использования и выполнения задач Верховного Суда, местных судов, Комитета и его администраторов, совокупность данных, сведения, указания, поручения, задания, информационные письма (N, дата и т.д.);
5) личное сообщение — информация, не имеющая служебный характер, используемая пользователем в личных целях;
6) электронный адрес — символическое буквенно-цифровое обозначение, присвоенное получателю информации (провайдером Интернета или администратором почтовой системы организации) или выбранное им самостоятельно (это возможно, как правило, только в бесплатных Интернет-почтовых системах), позволяющее обеспечивать безошибочное отправление информации конкретному лицу или учреждению;
7) электронная цифровая подпись — набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания.
6. Электронная почта Верховного Суда и его Аппарата, местных судов, Комитета и его администраторов предназначена для передачи документов в электронном виде в локальных сетях (внутренняя почта) и Интернет-сетях (внешняя почта).
Внешняя и внутренняя почты Верховного Суда разделены в целях информационной безопасности. Официальные адреса внешней электронной почты подразделений и сотрудников Аппарата Верховного Суда доступны всем в Интернете и указаны на сайте Верховного Суда в разделе «Информационные технологии/Официальные адреса электронной почты отделов и сотрудников Верховного Суда Республики Казахстан». Адреса внутренней и внешней почты хранятся в адресных книгах почтовых клиентов пользователей. Пополнение адресных книг пользователей Верховного Суда осуществляется ими самостоятельно (если это личные адреса), или централизованно из специальной базы данных «Служебные адреса» (если это служебные адреса) с помощью специальных программных средств, которыми обеспечивает пользователей Отдел информационно-программного обеспечения Аппарата Верховного Суда.
7. Все документы Верховного Суда и его Аппарата, местных судов, Комитета и его администраторов обязательно направляются электронной почтой. При необходимости, если это требует соответствующий порядок, документы направляются на бумажных носителях.
8. Технология работы с электронной почтой определяется Отделом информационно-программного обеспечения Аппарата Верховного Суда и специалистами-программистами местных судов, Комитета и его администраторов по заявкам пользователей.
9. Прием и отправка документов по электронной почте осуществляется работниками подразделений Аппарата Верховного Суда, специалистами-программистами или специалистами местных судов, Комитета и его администраторов, ответственными за прием и отправку электронной почты по представлению документов специалистами, обеспечивающими работу по делопроизводству.
2. Прием документов
10. Специалисты, ответственные за прием и отправку электронной почты, ежедневно в 900,1200,1500 и 1700 часов обязаны проверять электронную почту.
При поступлении документов адресат высылает корреспонденту подтверждение о их получении, распечатывает документы и передает в подразделения Аппарата Верховного Суда, Комитета и его администраторов, канцелярии местных судов.
Поступившие документы дважды в день (в 1000 и 1600 часов), а срочные — незамедлительно передаются под роспись специалистам, обеспечивающим работу по делопроизводству, для их регистрации и передачи по назначению.
11. После регистрации такие документы приравниваются к служебным документам и на них распространяются все требования по рассмотрению, прохождению, списанию, копированию, хранению, уничтожению и т.д., предусмотренные Инструкциями по делопроизводству в Верховном Суде, местных судах, Комитете и его администраторах.
12. В целях подтверждения поступления документов в Верховный Суд и его Аппарат, местные суды, Комитет и его администраторам работники подразделений Аппарата Верховного Суда, специалисты-программисты или специалисты местных судов, Комитета и его администраторов, ответственные за прием электронной почты, прикрепляют их к электронным регистрационным карточкам и помещают в базу документов адресатов.
13. В целях исключения фактов неисполнения на местах заданий, поручений Верховного Суда по причине неполучения документов и отсутствия подтверждения о поступлении их из Верховного Суда, специалисты-программисты или специалисты местных судов, ответственные за прием и отправку электронной почты, обязаны еженедельно (в пятницу до 1700 часов) представлять отчет о полученных документах в подразделения Аппарата Верховного Суда, отправившие документы.
3. Отправка документов
14. Отправка документов из Верховного Суда одновременно всем областным и приравненным к ним судам производится работниками подразделений Аппарата Верховного Суда с обязательным представлением справки об отправке документов, которая хранится у специалистов, обеспечивающих делопроизводство структурных подразделений.
На отправляемом документе, до введения электронной цифровой подписи, должна вставляться сканированная подпись должностного лица, подписавшего документ. Отправка всех официальных и, особенно, срочных документов осуществляется в программе Outlook Express с установкой режимов «Запрашивать уведомление о прочтении» и «Отправлять уведомление о прочтении», позволяющих получить уведомление о поступлении документа в почтовый ящик адресата и его прочтении.
15. Документы, подлежащие отправке по электронной почте, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Инструкций по делопроизводству в Верховном Суде, местных судах, Комитете и его администраторов.
16. Не допускается отправка документов, имеющих ограничительные грифы «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно». Такие документы подлежат отправке в установленном порядке.
17. При отправке документов не допускается использование самодельных и не прошедших аттестацию зашифровывающих программ или секретных файлов, закрытых аналогичными паролями.
18. Документы и приложения к ним отправляемые адресатами по электронной почте в Верховный Суд готовятся в программе Word. При отправке документов (далее — файл текст документа) с приложениями или без них (далее — файл текст приложения) должны быть соблюдены следующие требования:
1) стандартным почтовым клиентом должен быть Outlook Express;
2) бумажный вариант документов следует отсканировать в виде «картинки» (далее — файл картинка документа);
3) к документу следует присоединить файлы:
— картинка документа;
— текст документа;
— приложение;
4) текст темы документа должен содержать краткую аннотацию;
5) текст документа должен набираться в виде простого текста (plain text), с использованием настройки программы Outlook Express. При направлении документа не по персональному адресу, например, axmetov@supcourt.kz, а на адрес типа ms@supcourt.kz, ps@supcourt.kz и т.п., в нем указывается адресат.
19. При передаче документов по электронной почте корреспондент обязан получить подтверждение о получении их адресатом.
20. Все отправляемые документы обязательно должны содержать отметку, показывающую наименование корреспондента, т.е. об отправлении документов из Верховного Суда, местных судов или Комитета и его администраторов. Служебная отметка включает полное наименование адресата, электронный адрес, фамилию, имя, отчество и подпись корреспондента, объем отправленной информации (в Кбайтах).
21. Не допускается использовать электронную почту для отправки личных сообщений.
4. Хранение и уничтожение документов
22. Отправленные или полученные документы хранятся в памяти компьютера пользователя до минования надобности (но не менее одного года), после чего уничтожаются без составления акта. В регистрационных карточках или базах они хранятся постоянно.
23. Распечатанные и зарегистрированные в отделе обеспечения документооборота или в структурных подразделениях Аппарата Верховного Суда, Комитета и в канцеляриях местных судов документы, приравненные к служебным документам, подлежат хранению или уничтожению согласно Инструкциям по делопроизводству в Верховном Суде, местных судах, Комитете и его администраторов.
24. Один раз в неделю работники структурных подразделений Аппарата Верховного Суда, специалисты-программисты или специалисты местных судов, Комитета и его администраторов, ответственные за прием и отправку электронной почты, представляют в подразделения, обеспечивающие документооборот Аппарата Верховного Суда, Комитета и его администраторов, канцелярии местных судов перечень документов, полученных/отправленных по электронной почте. В нем указывается электронный адрес корреспондента и адресата, наименование полученных/отправленных документов, тема и размер документов, дата и время полученных/отправленных документов. Данные перечни подлежат хранению в подразделениях, обеспечивающих документооборот Аппарата Верховного Суда, Комитета и его администраторов, в канцеляриях местных судов в течение одного года (вместе с реестрами), после чего уничтожаются без составления акта.
5. Подключение и отключение электронной почты
25. Подключение к внешней электронной почте Отделом информационно-программного обеспечения Аппарата Верховного Суда, специалистами-программистами местных судов, Комитета и его администраторов производится по согласованию с Руководителем Аппарата Верховного Суда, председателями местных судов, председателем Комитета и его администраторами на основании письменной заявки.
26. При подключении к внешней электронной почте пользователи инструктируются по обеспечению защиты компьютерной информации под роспись в журнале учета инструктажей.
Инструктаж производится Отделом информационно-программного обеспечения Аппарата Верховного Суда, специалистами-программистами местных судов, Комитета и его администраторов.
27. Каждый пользователь внешней электронной почты должен иметь электронный адрес, зарегистрированный в Отделе информационно-программного обеспечения Аппарата Верховного Суда, у специалистов-программистов местных судов, Комитета и его администраторов, в котором содержится указание о принадлежности пользователя к Верховному Суду, местным судам, Комитету и его администраторам.
28. Отключение пользователя от внешней электронной почты производится по письменной заявке руководителей структурных подразделений Аппарата Верховного Суда, Комитета и канцелярии местных судов.
29. В структурных подразделениях Верховного Суда, Комитета и в местных судах должна иметься внутренняя электронная почта.
Все работники Аппарата Верховного Суда, местных судов, Комитета и его администраторов являются пользователями внутренней электронной почты.
Переписка между работниками Аппарата Верховного Суда, местных судов, Комитета и его администраторов до подписания документов производится по внутренней электронной почте.
30. Ознакомление судей и работников Аппарата Верховного Суда, судей и работников канцелярии местных судов, работников Комитета и его администраторов с законами, подзаконными актами и иными документами, если не установлено иное, производится по внутренней электронной почте.